Nos adentramos en Amazon España para entender porqué están prohibidos los power points y qué usan para sustituirlos
Por Carlos Salas y Gonzalo Giráldez
Lo explicaba en el mensaje original a sus trabajadores en 2004, y lo recordó en la carta anual de 2018 a los accionistas de la empresa. “En Amazon no escribimos presentaciones de Power Point. En cambio, escribimos notas narrativas estructuradas de seis páginas”. Jeff Bezos lo había vuelto a hacer. Aquello de estamos en el mejor lugar del mundo para fracasar, de nuevo, adquiría sentido. Y lo hacía de la mano de los documentos Six pages.
“Los six o four o two pages son el día a día de nuestro trabajo. Hago varios a la semana”, afirma Lila Fernández, responsable de Moda en Amazon Marketplace España.
Lo innovador de la cuestión no reside en crear documentos. Sino en crear documentos eficaces, en ser productivos. “En vez de perder el tiempo escuchando a una persona mientras el resto de los asistentes está en silencio, es más eficaz destinar 30 minutos a leer un ensayo de 6 páginas en el que se explique todo lo que se desea contar en la reunión. Los memorandos ayudan a crear contexto, a preparar la reunión para un debate de gran calidad y a comunicar de forma más efectiva”, aseguraba el CEO.
En Amazon no hay reuniones sin documentos. Ayudan a tomar decisiones y a veces estas no tienen vuelta atrás. Lo ideal es que hayas hecho todo el trabajo previo y el documento sea el propio final. “Si hay mucha discusión es que algo va mal, no está bien y hay que volver atrás”, sostiene Elizabeth Argiles, responsable de contenidos de Kindle en Amazon España.
Descubriendo el six pages y el PRFQ
Los documentos madre de Amazon, los que se utilizan cada día, siempre siguen una estructura narrativa y libre. No hay chuleta. En función del objetivo del documento, se estructura, pero todos van al grano. Lo primero: el problema, el reto, la duda, la mejora y después, las explicaciones. “Si en la primera línea sabes lo que va a pasar, mejor. En Amazon nos gustan los spoilers”, bromea Fernández.
Otra de las características de los documentos made in amazonia es que tienen que tener una invitación a la acción y por supuesto, cifras. Sin datos, prácticamente en cada línea, el memo no sirve, todas las hipótesis deben estar soportadas por números. El cómo realizan estos documentos tiene más que ver con una filosofía de empresa que se concreta en sus 14 principios, en el que el primero es pasión por el cliente, que en un sistema rígido y metodológicamente impecable.
Con estas premisas, resulta más que obvio decir que escribir un documento brillante y reflexivo requiere tiempo, esfuerzo y sobre todo saber de lo que se está hablando. Para ello, se trabaja en equipo. Es parte de la filosofía de Amazon y tiene su expresión práctica en otro documento clave: el PRFQ (Press Release Frequently asked Questions), es decir, lo que conocemos como una nota de prensa con preguntas y respuestas. Este documento se utiliza para visualizar algún tipo de anuncio a los clientes, entendiéndose estos como consumidores, empresas o proveedores.
El thinking de la nota tiene que estar clara y ser capaz de sintetizar la idea en no más de un folio o folio y medio, empezando siempre desde el cliente. Después, las posibles preguntas y sus respuestas.
La obsesión por el cliente no es solo el primer principio del liderazgo en Amazon, sino uno de los mantras que lo impregna todo en la organización, también a sus documentos. “Si tú tienes una idea que no va a mejorar la vida del cliente, no merece la pena mostrarla y en una nota de prensa resulta muy fácil visualizar si merece la pena enseñar eso a tus clientes o no”, asegura Argiles. Su primer documento de este calibre le llevó más de un mes y medio, contando con todo tipo de preguntas, respuestas, aportaciones y mejoras que llegaban desde múltiples departamentos, lugares y grupos de interés.
La formación y mejora continua
Bezos decía en su carta que los documentos se escriben y reescriben, se comparten con colegas a los que se les pide que mejoren el trabajo, se reservan durante un par de días y luego se editan nuevamente. En eso reside parte del secreto: en la mejora continua.
En Amazon se forma desde el primer día y te formas desde el primer minuto. Siguiendo otro de sus principios, la gente en la compañía aprende y es curiosa por conocer y explorar nuevas posibilidades. “Cuando entras haces el training de cómo escribir en Amazon, pero en tu día a día no escribes solo. Te van ayudando, vas recibiendo tips y consejos de tu responsable, la gente te va dando feedback y poco a poco te vas entrenando”.
Lila entrena ahora a una recién incorporada a su equipo, encargándole documentos, por ejemplo, de cómo mejorar las relaciones entre equipos poniendo como foco la cena de empresa de Navidad. “Es una forma de entrenar, de tal forma que, el día que deba presentar algo, mi nueva junior, estará lo suficientemente preparada”, reconoce convencida.
Esa formación continua es parte del entrenamiento, pero en Amazon otro requisito imprescindible es ejercitarte solo. En sus oficinas, los trabajadores son dueños de su propia formación. Cuando entran a formar parte de la plantilla se les recomienda un itinerario de conocimientos y ellos deben ser responsables de adquirirlos. De ahí la importancia de asumir el ideario, los valores y principios que se respiran en todo: desde la evaluación de personas o el análisis de propuestas, pasando por la supervisión de candidatos…hasta la manera de escribir y presentar tus papeles.
¿Es esto extrapolable a otra organización?, me pregunto en un momento de la conversación, pero la respuesta es clara “No se puede copiar. Tú puedes simplificar todo lo que quieras nuestra forma de escribir y estructurar documentos, incluso puedes llegar a establecer el método, pero tienes que vivirlo. La cultura de ser amazonia está dentro de nosotros. Y si no lo has vivido, no funciona.”
Amazon, al igual que Google o Virgin ya no usa los Power Points en sus presentaciones. Y a la vista está que funciona. En su lugar, cuentan historias y han creado un método propio para contarlas. Al fin y al cabo, como dice su fundador “puedes tener la mejor tecnología, el mejor modelo de negocio, pero si no sabes cómo contar tu historia; nada de eso importará”.
Artículo publicado originalmente en Revista Capital